?️ Time Boxing ?️ (ตอนที่2)
จากตอนที่แล้วที่เราเกริ่นเรื่องปัญหาของการจัดลิสต์งานที่ต้องทำไว้ ตอนนี้เรามาดูวิธีแก้ไขกันดีกว่าค่ะ
หนทางที่จะแก้ไขปัญหาดังกล่าว คือการสร้าง Timeboxing (ระบบการจัดเวลาเป็นบล็อค) ขึ้นมา ผู้ที่ใช้วิธีนี้ต่างบอกเป็นเสียงเดียวกันว่าประโยชน์ของมัน คือ
- เมื่อใส่ Timeboxing ลงไปในปฏิทิน ทำให้เกิด ‘สถานะของงาน’ ?️
เช่น ถ้ารู้ว่าต้องมีคลิปโปรโมทสินค้าออกอากาศในวันอังคาร และงานนี้จะต้องให้เวลาทีมทำงานประมาณ 72 ชั่วโมง เราจะได้ช่วงระยะเวลาว่าจะต้องวางบล็อกเวลาของงานนี้ตั้งแต่เวลาใดถึงเวลาใด
Timeboxing ทำได้โดยการมาร์คเอาไว้ให้ชัดเจนเป็นภาพที่จะคอยย้ำเตือนว่างานชิ้นนี้จะต้องเริ่มเมื่อไหร่ ส่งเมื่อไหร่ ผลลัพธ์จะออกมายอดเยี่ยมตามเวลาแน่นอน
- Timeboxing ทำให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน ??
เพราะหากเน้นความสำคัญของงานไว้ในปฏิทิน นอกจากเราจะสังเกตเห็นแล้วเพื่อนร่วมงานก็จะเห็นด้วย ทำให้เกิดความเข้าใจร่วมและเขาสามารถปรับแต่งตารางงานให้สอดคล้องกับงานที่สำคัญของเราได้
การแชร์ปฏิทินการทำงานร่วมกัน ถูกนำมาปรับใช้ในองค์กรชั้นนำหลายแห่ง เช่น กูเกิ้ล และ ไมโครซอฟต์
- ทำให้เกิดการบันทึกที่ชัดเจนว่าเราทำอะไรสำเร็จไปแล้ว ?
สุดสัปดาห์เราสามารถทบทวนได้ว่าเกิดอะไรขึ้น มีผลงานอะไรที่เป็นชิ้นเป็นอัน ตลอดจนถึงการนำมาประมวลในระยะยาวว่าอะไรทำได้ดี อะไรยังต้องปรับปรุง
- เราจะรู้สึกว่าควบคุมสถานการณ์ได้ ?
สิ่งนี้สำคัญมากเพราะการรู้สึกว่าเราทำงานได้ตามแผน ได้เห็นสิ่งที่จะเกิดขึ้นและเห็นสิ่งที่ทำเสร็จไปแล้วทำให้รู้สึกอิ่มเอมและมีความสุขในการทำงาน การล็อคเวลาให้งานสำคัญจะยังช่วยให้เราหยิบเอาสิ่งที่รบกวนหรือไม่สำคัญออกไปได้
ซึ่งต้องเน้นย้ำอีกครั้งว่า ความรู้สึกว่าควบคุมสถานการณ์ในการทำงานได้คือความสุขที่ยิ่งใหญ่ของการทำงานจริง ๆ
5.รู้สึกว่าตนเองผลิตงานได้มากขึ้น ?️
เพราะโดยปกติแล้ว การไม่มี Timeboxing จะทำให้เราทำงานหนึ่งชิ้นโดยขยายเวลาออกไปเรื่อย ๆ แบบไม่สิ้นสุด แทนที่จะทำภายในเวลาที่ควรจะทำ
เช่น ถ้าต้องแปลงานหนึ่งชิ้นโดยใช้เวลา 2 ชั่วโมงโดยปกติ แต่หากไม่มีบล็อกเวลา เราอาจจะทำไปเรื่อย ๆ ตบแต่งงาน แวะพัก จนกระทั่งงานนั้นกินเวลาไป 4 ชั่วโมง และเบียดบังเวลาอื่น
การมี Timeboxing จะทำให้เราคุมเวลาได้ว่าควรจะทำอะไรเสร็จเมื่อไหร่ได้ดีขึ้น อย่าแปลกใจ ถ้าหากมีคนนำบล็อกเวลาไปใช้แล้วพบว่า ทำงานได้มากกว่าปกติถึงสองเท่า!
โดยสรุปแล้ว Time Boxing นั้นจะมีผลทางบวกต่อการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เราไม่เพียงรู้สึกสุขใจที่ควบคุมชีวิตการทำงานได้ดีขึ้น แต่เรายังได้ผลงานมากขึ้น ทีมเวิร์คดีขึ้น และกลายเป็นคนทำงานที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน ?
เรียบเรียงจาก “How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive” โดย Marc Zao-Sanders จาก Harvard Business Review เล่มเดือน ธันวาคม 2018