8 ข้อคิดเพิ่มประสิทธิภาพหัวหน้างาน ?

ยิ่งบริษัทขยายตัวมาก ขึ้นเท่าไหร่ ดูเหมือนว่าสิ่งต่าง ๆ ก็เริ่มไหลเข้ามามากขึ้น ตั้งแต่อีเมล เอกสาร กรประชุม ไปจนถึงพนักงาน เมื่อเรามาถึงจุดหนึ่งที่ไม่สามารถดูแลได้ทุกสิ่งทุกอย่าง เราควรแน่ใจก่อนว่าจะให้เวลากับสิ่งใดบ้าง ประสบการณ์ที่เราได้รับการบอกเล่าทั้ง 8 ประการต่อไปนี้เป็นของเจ้าของกิจการรุ่นใหม่ ๆ ที่เจอปัญหาคล้าย ๆ กัน เราเชื่อว่าบางข้อน่าจะเป็นประโยชน์กับคุณ

1. อย่าบั่นทอนเวลางาน ด้วยตารางงาน ⌨

Jason Fried ผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท 37 Signals เล่าให้เราฟังว่า “ถ้าเป็นไปได้เราจะไม่ค่อยเรียกประชุมถ้าไม่จำเป็น เพราะส่วนตัวผมเองไม่ชอบการประชุม มันทั้งเปลืองและเสียเวลาเปล่า และกลายเป็นว่าเวลาประชุมเหล่านั้นคอยเฉือนเวลาว่างของเราออกให้เป็นห้วง ๆ จนเหลือตรงนั้น 20 นาที ตรงนี้ 45 นาทีตลอดเวลาจนแทบทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอันไม่ค่อยได้เลย เวลาสร้างสรรค์งานบางทีมันจำกัดเวลาลงไม่ได้ อีกอย่าง ก็คือ ถ้ารู้ว่ามีเวลาแค่ภายใน 20 นาที คุณก็คงคิดอะไรไม่ออกอยู่ดี”

?“ผมไม่ตั้งนาฬิกาปลุกแต่พยายามตื่นเอง ไม่ได้หยิบโทรศัพท์มือถือมาดูว่ามีอีเมลเข้ามาหรือไม่ทุกเช้า และแทนที่ผมจะทำอย่างนั้น ผมจะไปชงชา จัดการทุกอย่างให้เรียบร้อยเสียก่อนแล้วจึงมาเริ่มงาน เพราะผมขยาดกับกิจวัตรเดิม ๆ ของระบบออฟฟิศหรือองค์กรที่ต้องไปใช้เวลาที่มีอยู่จำกัด 40 ชั่วโมงหมดไปกับการประชุม แล้วสุดท้ายแล้วก็ไม่มีเวลาพอ”

2. คลุกตัวกับข้อมูลให้เต็มที่ ?

ผู้เริ่มต้นธุรกิจส่วนมากจะให้เวลากับการวิเคราะห์ข้อมูล แต่ที่ Kayak.com ไม่ใช่แค่ผู้บริหารเท่านั้นที่วัน ๆ ต้องตามดูตัวเลขสำคัญ ๆ ต่าง ๆ ที่เกี่ยวของกับธุรกิจ เขาก้าวล้ำไปกว่านั้นด้วยการสอนให้พนักงานรู้จักและเข้าใจตัวเลขต่าง ๆ บางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และพัฒนาบริการด้วย

? “เรามีจอมอนิเตอร์ถึงสี่จอเพื่อดูข้อมูลของเว็บไซท์ว่ามีคนเข้าชมอยู่กี่คน แล้ว มีอีเมลจากลูกค้าเข้ามาบ้างไหม รวมทั้งการให้บริการลูกค้าว่าพนักงานคนไหนบ้างที่ดูแลเรื่องนี้อยู่ ข้อมูลทั้งหมดนี้ทำให้รู้ได้เลยว่ากำลังเกิดอะไรขึ้น และทำให้เราสามารถจัดการทุกปัญหาได้ถูกที่ถูกเวลามากขึ้น”

3. เข้าหาลูกทีม เพื่อเข้าใจลูกทีม ?

Marc Lore ผู้ก่อตั้งธุรกิจขายผ้าอ้อมสำหรับเด็กออนไลน์ Diapers.com ที่เฉพาะยอดจำหน่ายในปีที่แล้วมีมูลค่ารวม 90 ล้านเหรียญฯ เล่าว่า

??? “ในขณะที่บริษัทกำลังขยายตัวขึ้น ปีนี้ผมกำลังจะจ้างพนักงานเพิ่มอีก 40 คนสำหรับการขยายตัวครั้งนี้ แต่พนักงานอีกหลาย ๆ คน โดยเฉพาะพนักงานใหม่ ๆ จะยังไม่เข้าใจว่า ทำไมเราถึงตัดสินใจไปอย่างนั้น ผมเลยเริ่มใช้เวลาเดินไป ๆ มา ๆ ในออฟฟิศวันละประมาณ 5-6 รอบ เพียงเพื่อจะได้คุยกับทุก ๆ คนให้ได้มากที่สุด เพื่อจะได้รู้ว่าพวกเขาติดขัดอะไรตรงไหนบ้าง หรือช่วยขยายความให้เป้าหมายของงานที่กำลังจะทำชัดเจนขึ้น ด้วยวิธีนี้ผมรู้สึกดี ดีกว่านั่งอยู่ที่โต๊ะอย่างเดียว”

4. ลดเวลากับอีเมลลง ?

Matt Mullenweg ผู้ก่อตั้ง WordPress ค้นพบบางอย่างที่รบกวนเวลาการสร้างสรรค์งานของเขา

? “เราเสียเวลาไปกับการนั่งเช็คอีเมลอยู่เป็นจำนวนมากทุกวัน ผมรู้ตรงนี้เพราะผมเคยตั้งโปรแกรมให้เช็คดูว่าผมใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง และผลก็ปรากฎว่าเวลาที่ใช้ไปรวม ๆ กันแล้วเยอะที่สุดก็คือการนั่งอ่านอีเมลเหล่านี้ แม้ว่าผมรู้สึกเหมือนจะใช้เวลาไปไม่กี่นาที แต่จริง ๆ มันกินเวลาไปตั้งหลายชั่วโมงของวันเลยทีเดียว ผมเลยต้องลดเวลาตรงนี้ลงเสียบ้าง”

5. รักษาภาพลักษณ์ความเป็นมิตรเอาไว้ให้สม่ำเสมอ ?

Essie Weingarten ผู้ก่อตั้ง Essie Cosmetic เลือกไม่จ้างเลขานุการ แม้ว่าธุรกิจของเธอจะมียอดขายถึง 150 ล้านเหรียญฯ ต่อปีก็ตาม เธอให้เหตุผลกับเราว่า

☎ “ผู้คนคิดว่า หลายคนมองว่าฉันแปลกที่พยายามรับสายโทรเข้าให้ได้เสมอ ๆ อันที่จริงส่วนใหญ่กริ๊งเดียวฉันก็รับแล้ว แต่นั่นเป็นภาพลักษณ์ที่ฉันมองว่าสำคัญนะ ฉันสนใจสิ่งที่คนอื่นพูดเสมอ และยิ่งเมื่อบริษัทโตขึ้นไปเรื่อย ๆ เรื่องพวกนี้ยิ่งหยุดทำไม่ได้เลยทีเดียว”

6. แต่ละคนแก้ปัญหาไม่เหมือนกัน ?

Kim Kleeman ผู้ก่อตั้งบริษัทด้านสื่อการสอน  Shakespere Sqaured ได้เล่าให้เราฟังว่า

? “ความเครียดเป็นเรื่องใหญ่ ดิฉันก็เลยชอบที่จะถามคนที่มาสัมภาษณ์ไปว่า คุณมีวิธีรับมือ หรือจัดการกับความเครียดอย่างไรบ้าง คุณขังตัวเองในห้องน้ำแล้วปล่อยโฮหรือเปล่า? หรือจะขอลาหยุดพักร้อน? ไม่สำคัญว่าคำตอบคืออะไร แค่ฉันอยากตั้งรับมันเสียตั้งแต่ตอนนี้ ไม่ใช่ไปเจอคำตอบตอนไกล้เดตไลน์ คุณกำลังจะแย่ และฉันกำลังจะต้องพังตามไปเท่านั้นเอง”

7. นึกถึงธุรกิจของคุณไปด้วยเสมอเวลาอ่านอะไรก็ตาม ?

Sam Caglione ผู้ก่อตั้ง Dog Fish Craft Brewery เป็นคนชอบอ่านหนังสือ และแสวงหาไอเดียใหม่ ๆ อยู่เสมอ

? “เวลาผมอ่านหนังสือแล้วเหมือนเจออะไร ผมก็จะพับคั่นหน้าหนังสือเสมอ ๆ ต่อให้ที่ผมกำลังอ่านอยู่นั้นเป็นนิยายก็ตาม ถ้าผมพับกลับไปข้างหน้า นั่นแปลว่ามันต้องมีไอเดียที่ผมเอาไปใช้กับธุรกิจของผมได้ แต่ถ้าผมพับลง มันแปลได้ว่าเกี่ยวข้องกับความรู้สึก สิ่งที่เขียนต่าง ๆ มักจะเป็นแนวคิดที่ไม่ยึดติดกับตัวเอง ทุกคำพูดที่ผมได้อ่าน ผมจะกลั่นกรองผ่านความคิดด้านธุรกิจเหมือนกัน อาจจะฟังดูแปลก ๆ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ช่วยก่อร่างวิธีทำธุรกิจของผมมาแต่ไหนแต่ไร”

8. จ้างคนที่คุณเชื่อใจ และปล่อยให้พวกเค้าทำงานไป ?

Bob Parsons ผู้ก่อตั้ง GoDaddy บอกกับผมว่า

? “หลายคนมองและคิดว่าชีวิตผมในแต่ละวันต้องวุ่นวายมากแน่ ๆ แต่ที่จริงแล้วไม่เลย ผมมีเวลาเท่าที่ผมต้องการ อยากอยู่ที่ไหนก็ได้ที่ผมอยาก เพราะผมประสบความสำเร็จทุกอย่างโดยให้คนอื่นทำงานแทนให้ ผมเชื่อใจในฝีมือ และสิ่งที่พวกเขาทำ มันจึงไม่สำคัญหรอกว่าผมจะอยู่ที่ออฟฟิศหรือไม่ แต่ความเชื่อใจของผมที่ให้กับทีมงานเป็นเรื่องสำคัญกว่า และนั่นทำให้ผมมีเวลามากพอที่จะทำอะไรมากขึ้นด้วย”