? บริหารเวลาง่าย สไตล์ประธานาธิบดี กับ “Eisenhower Matrix” ?

ถ้าเพื่อน ๆ คนไหนรู้สึกทำงานไม่ทันไม่มีเวลาว่าง จนบางทีก็เลือกไม่ได้ว่าจะทำงานไหนก่อนดี จนทำให้รู้สึกเหมือนตัวเองยุ่งอยู่ตลอดเวลา

วันนี้ “well-wisher” ได้มาเจอกับ “Eisenhower Matrix” เคล็ดลับบริหารเวลาของอดีตประธานาธิบดี Dwight Eisenhower ที่จะช่วยให้เราปลดล็อกปัญหาบริหารเวลาที่ไม่ได้ประสิทธิภาพกันค่ะ

ประธานาธิบดี Dwight Eisenhower ได้กล่าวเอาไว้ว่า “อะไรที่สำคัญ เรามักจะไม่ทำก่อน” กลับกัน “อะไรที่ไม่สำคัญ เรากลับทำแบบไม่คิด” ทำให้เราเสียเวลาและรู้สึกว่าตัวเองนั้นยุ่งอยู่ตลอดเวลานั่นเอง

โดย “Eisenhower Matrix” เป็นเครื่องมือในการจัดสรรเวลาว่า งานไหนควรทำก่อน งานไหนควรทำหลัง และอะไรที่ไม่ควรทำ จะมีอะไรบ้างไปดูกันเลยค่ะ

?ช่องที่ 1 : ทำทันที (สำคัญ + เร่งด่วน) ?

ทั้งเร่งด่วนและเป็นเรื่องสำคัญให้ทำมันทันทีเลย เป็นงานที่มี Deadline ชัดเจน และถ้าไม่ทำหรือทำช้าจะเกิดผลกระทบกับเราในด้านลบทันที ที่พบเห็นได้ตลอดเลยก็คืองานประจำที่ต้องทำทุกวัน โดยบางครั้งช่องนี้อาจจะเกิดขึ้นโดยที่เราไม่ได้คาดฝันหรือวางแผนมาก่อน เช่น
-ต้องแก้ไขงานลูกค้าที่จะใช้วันนี้
-ไฟฟ้าดับทำงานไม่ได้
-คนใกล้ตัวเกิดอุบัติเหตุ

?ช่องที่ 2 : วางแผน (สำคัญ + ไม่เร่งด่วน) ?

งานสำคัญแต่ไม่ด่วน เป็นงานที่จะส่งผลกับเป้าหมายระยะยาว ไม่มีกำหนดส่งเร็ว ๆ นี้ บางอย่างอาจจะไม่มี Deadline ที่ชัดเจน ทำให้เราสามารถจัดสรรและวางแผนที่จะทำได้ในอนาคต เช่น
-ศึกษาต่อ
-วางแผนการออกกำลังกาย
-พัฒนาความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง

?ช่องที่ 3 : กระจายงาน (ไม่สำคัญ + เร่งด่วน) ?

งานในช่องนี้จะดูดเวลาของเรามากที่สุด และจะทำให้เราดูยุ่งตลอดเวลากับงานที่ล้นมือ เพราะเป็นงานที่เร่งด่วน แก้ได้ด้วยการกระจายงานให้คนอื่นทำแทนได้ ตามความถนัดของคนในทีม
นอกจากจะทำให้เรามีเวลาว่างมากขึ้นแล้ว ยังช่วยเพิ่มความสัมพันธ์กับคนในทีมให้มากขึ้นด้วยเช่นกัน แต่กระจายงานแล้วอย่าลืมติดตามผลกันด้วยนะ

?ช่องที่ 4 : ลดการทำ (ไม่สำคัญ + ไม่เร่งด่วน ) ⚖️

อะไรที่ทั้งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ควรลดการทำให้มากที่สุด และไปทำงานใน 3 ช่องก่อนหน้านี้ให้เสร็จเรียบร้อยก่อน โดยส่วนใหญ่ช่องที่ 4 มักจะเป็นสิ่งที่ทำให้เราผ่อนคลาย เช่น ดูหนัง ฟังเพลง เล่นโทรศัพท์ ซึ่งเราสามารถทำได้แต่ควรทำให้น้อยที่สุดและทำเป็นสิ่งสุดท้ายของวัน

ถ้าเราแยกแยะงานที่เข้ามาได้ เราก็จะสามารถจัดสรรเวลาในแต่ละงานได้ง่ายขึ้น ลดปัญหางานล้นมือลงไปได้ งานไหนเร่ง งานไหนสำคัญก็ทำก่อน ส่วนงานไหนด่วนอย่างเดียวก็แบ่งเบาให้คนอื่นช่วยกันทำ และก็อย่าลืมจัดตารางวางแผนทำงานที่กำลังจะมาถึงกันด้วยนะคะ

เครดิต : อดีตประธานาธิบดี Dwight Eisenhower